La organización de eventos empresariales puede tornarse en una ardua tarea, ya que estos eventos son los ambientes ideales para promocionar una marca, establecer lazos con otras empresas o personas o conseguir nuevos acuerdos.
Qué debes considerar en la Organización de eventos empresariales?
Te mostramos una guía con 5 tips básicos para que seas capaz de crear eventos empresariales con mucho éxito:
1.- DETERMINA EL OBJETIVO DE TU EVENTO:
Lo más importante en la organización de eventos empresariales es entender que el éxito del acontecimiento depende del cumplimiento del objetivo establecido. No es lo mismo querer estrechar relaciones con tus clientes, que dar a conocer tu marca o comunicar un lanzamiento, una colaboración o una subvención. Hay varios tipos de objetivos posibles en la organización de eventos empresariales, pero todos ellos deberán tenerse presentes en cada una de nuestras decisiones. Cada acto en nuestro evento debe ir enfocado a cumplir con ese objetivo. Es importante, por tanto, tenerlos claros y transmitirlos bien a nuestro equipo.
2.- DEFINE TU PÚBLICO ASISTENTE (CANTIDAD Y TIPO)
Definir la cantidad de asistentes, es decir, cuántas personas asistirán, si son clientes, proveedores, empresarios… es un factor que determinará cómo será el evento, su formato y grado de formalidad, las actividades que se lleven a cabo y todos los detalles que se contemplen. En la organización de eventos empresariales es importante que esté claro a quién va dirigido el evento, y este factor tiene mucha relación con el punto anterior.
Para definir nuestro público dependemos de los objetivos del evento, ellos marcarán la ruta de la celebración. Este punto es también muy importante para saber la cantidad de Pantallas y Sonido que vas a necesitar, ya que debes garantizar que cada asistente vea y escuche la ponencia cómodamente desde su propio ángulo.
3.- DEFINE EL DÍA, HORA Y LUGAR
La fecha en la organización de eventos empresariales es un punto básico si queremos asegurar la asistencia de la mayoría de nuestros invitados. Normalmente, los eventos empresariales suelen tener lugar de lunes a viernes y en horarios de trabajo, así se evita que los invitados falten por estar de vacaciones o fuera de su horario laboral. Antes de decidir la fecha es importante también hacer research para asegurar que tu evento no coincide con otras celebraciones.
4. HAZ LAS INVITACIONES SEGÚN EL OBJETIVO
La comunicación juega un papel fundamental en la organización de eventos empresariales. Haz invitaciones que generen expectación y transmitan los valores de la empresa y sus objetivos. Recuerda que la experiencia para los asistentes empieza ahí, y que puede ser una excelente herramienta para generar expectativa.
5.- TEN A LA MANO UN PLAN B
Es importante contar, como mínimo, con un plan B para evitar contratiempos y bloqueos si aparece algún problema. Tener un plan alternativo en la organización de eventos empresariales también puede ahorrarte gastos imprevistos e incluso tener que cancelar el evento.
Tecnología Esencial para Eventos Empresariales: Todo lo que Necesitas Saber
La organización de un evento empresarial exitoso requiere más que planificación y logística; también implica la implementación de tecnología adecuada para garantizar una experiencia memorable y profesional. Desde pantallas de alta definición hasta sistemas de streaming y audio envolvente, aquí exploramos las herramientas y equipos tecnológicos indispensables para cualquier evento corporativo.
1. Pantallas y Proyección de Alta Calidad
Las pantallas son el centro visual de los eventos empresariales. Ya sea para presentaciones, videos promocionales o proyecciones en tiempo real, elegir el equipo adecuado es clave.
- Tipos de Pantallas:
- LED de Alta Definición: Ideales para interiores con buena iluminación.
- Pantallas Proyectadas: Perfectas para eventos en salones oscuros.
- Pantallas Interactivas: Recomendadas para conferencias y workshops.
- Características Clave:
- Resolución mínima de 1080p.
- Conectividad HDMI o inalámbrica.
- Tamaños adaptados al espacio (desde 50” hasta paredes de video).
Recomendación: Opta por pantallas LED para garantizar colores vibrantes y evitar problemas con la iluminación ambiental.
2. Cámaras para Transmisión y Grabación
La grabación y transmisión en vivo son esenciales para eventos híbridos o que buscan expandir su alcance.
- Tipos de Cámaras:
- Cámaras HDMI Básicas: Para eventos pequeños o uso interno.
- Cámaras PTZ (Pan-Tilt-Zoom): Permiten control remoto y grabaciones fluidas.
- Cámaras 4K: Ideales para eventos de alto nivel y grabaciones de alta calidad.
Ventaja Adicional: Las cámaras PTZ son perfectas para capturar diferentes ángulos sin necesidad de múltiples operadores.
3. Sistemas de Audio Profesionales
El audio es uno de los elementos más críticos en un evento. Un mal sonido puede arruinar la experiencia incluso del mejor contenido.
- Equipos Básicos:
- Micrófonos de solapa y de mano (inalámbricos).
- Bocinas con al menos 500W de potencia para eventos medianos.
- Consolas de mezcla para ajustar volúmenes y efectos.
- Consideraciones Clave:
- Verifica la acústica del lugar.
- Usa sistemas de reducción de eco y ruido.
Recomendación: Siempre prueba el equipo de audio antes del evento para evitar fallos técnicos.
4. Iluminación Profesional
La iluminación adecuada no solo realza la experiencia visual, sino que también mejora la calidad del video para transmisiones.
- Tipos de Iluminación:
- Luces LED ajustables: Económicas y fáciles de configurar.
- Iluminación teatral: Para escenarios grandes.
- Spotlights: Para enfocar al ponente principal.
Nota: La iluminación debe ajustarse de acuerdo con las cámaras para evitar sobreexposición o sombras.
5. Streaming y Circuito Cerrado
Con el auge de los eventos híbridos, los servicios de streaming y circuito cerrado son imprescindibles.
- Requisitos Tecnológicos:
- Velocidad de internet de al menos 6 Mbps para 1080p.
- Servidores de streaming confiables (YouTube Live, Vimeo, Zoom).
- Codificadores como OBS Studio o hardware especializado como TriCaster.
- Circuito Cerrado:
- Conecta cámaras a pantallas distribuidas para que todos los asistentes tengan buena visibilidad.
- Útil para eventos con múltiples salas o áreas.
Recomendación: Asegúrate de contar con un técnico especializado en streaming para evitar problemas en tiempo real.
6. Software de Gestión de Eventos
La tecnología también incluye herramientas digitales que facilitan la organización y ejecución del evento.
- Plataformas Recomendadas:
- Eventbrite: Gestión de invitaciones y boletos.
- Cvent: Organización integral de eventos.
- Slido: Interacción en tiempo real con encuestas y preguntas.
Beneficio: El software de gestión centraliza tareas y mejora la experiencia de los asistentes.
7. Infraestructura de Red
Un evento corporativo requiere una red robusta para garantizar conectividad sin interrupciones.
- Elementos Clave:
- Routers de alta capacidad.
- Conexión por cable para equipos críticos.
- Red Wi-Fi para asistentes, con capacidad de al menos 200 usuarios simultáneos.
Tip Importante: Contrata un proveedor de internet dedicado para eventos grandes.
8. Escenarios y Estructuras Modulares
Un escenario bien diseñado da profesionalismo al evento. Las estructuras deben ser adaptables y estéticas.
- Componentes Esenciales:
- Tarimas modulares.
- Backdrops personalizados con branding.
- Pantallas LED integradas.
9. Realidad Aumentada y Virtual
Estas tecnologías están ganando terreno en eventos empresariales, especialmente en lanzamientos de productos y ferias.
- Usos Comunes:
- Realidad aumentada para presentaciones interactivas.
- Cabinas de realidad virtual para demostraciones inmersivas.
Recomendación: Integra estas tecnologías si buscas sorprender a tu audiencia y destacar frente a la competencia.
10. Técnicos Especializados
No subestimes la importancia de contar con personal capacitado que pueda manejar el equipo técnico.
- Roles Clave:
- Operadores de cámaras.
- Ingenieros de audio y video.
- Coordinadores de streaming.
Conclusión: La tecnología es el corazón de cualquier evento empresarial exitoso. Invertir en equipos adecuados y personal capacitado garantiza una experiencia profesional para los asistentes y una ejecución impecable para tu evento.
Fuente: dushow-spain, fotos Pexels
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