La organización de eventos empresariales puede tornarse en una ardua tarea, ya que estos eventos son los ambientes ideales para promocionar una marca, establecer lazos con otras empresas o personas o conseguir nuevos acuerdos.
Te mostramos una guía con 5 tips básicos para que seas capaz de crear eventos empresariales con mucho éxito:
1.- DETERMINA EL OBJETIVO DE TU EVENTO:
Lo más importante en la organización de eventos empresariales es entender que el éxito del acontecimiento depende del cumplimiento del objetivo establecido. No es lo mismo querer estrechar relaciones con tus clientes, que dar a conocer tu marca o comunicar un lanzamiento, una colaboración o una subvención. Hay varios tipos de objetivos posibles en la organización de eventos empresariales, pero todos ellos deberán tenerse presentes en cada una de nuestras decisiones. Cada acto en nuestro evento debe ir enfocado a cumplir con ese objetivo. Es importante, por tanto, tenerlos claros y transmitirlos bien a nuestro equipo.
2.- DEFINE TU PÚBLICO ASISTENTE (CANTIDAD Y TIPO)
Definir la cantidad de asistentes, es decir, cuántas personas asistirán, si son clientes, proveedores, empresarios… es un factor que determinará cómo será el evento, su formato y grado de formalidad, las actividades que se lleven a cabo y todos los detalles que se contemplen. En la organización de eventos empresariales es importante que esté claro a quién va dirigido el evento, y este factor tiene mucha relación con el punto anterior. Para definir nuestro público dependemos de los objetivos del evento, ellos marcarán la ruta de la celebración. Este punto es también muy importante para saber la cantidad de Pantallas y Sonido que vas a necesitar, ya que debes garantizar que cada asistente vea y escuche la ponencia cómodamente desde su propio ángulo.
3.- DEFINE EL DÍA, HORA Y LUGAR
La fecha en la organización de eventos empresariales es un punto básico si queremos asegurar la asistencia de la mayoría de nuestros invitados. Normalmente, los eventos empresariales suelen tener lugar de lunes a viernes y en horarios de trabajo, así se evita que los invitados falten por estar de vacaciones o fuera de su horario laboral. Antes de decidir la fecha es importante también hacer research para asegurar que tu evento no coincide con otras celebraciones.
4. HAZ LAS INVITACIONES SEGÚN EL OBJETIVO
La comunicación juega un papel fundamental en la organización de eventos empresariales. Haz invitaciones que generen expectación y transmitan los valores de la empresa y sus objetivos. Recuerda que la experiencia para los asistentes empieza ahí, y que puede ser una excelente herramienta para generar expectativa.
5.- TEN A LA MANO UN PLAN B
Es importante contar, como mínimo, con un plan B para evitar contratiempos y bloqueos si aparece algún problema. Tener un plan alternativo en la organización de eventos empresariales también puede ahorrarte gastos imprevistos e incluso tener que cancelar el evento.
Por si las cosas no sales como esperabas
Fuente: dushow-spain
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